Probis Expert
Funktionen

Multiprojektansicht

Multiprojektcontrolling (MPC) ist das erprobte Instrument f├╝r eine ├╝bergreifende Baukostensteuerung von Projektportfolios oder die Abwicklung sehr komplexer Projekte unter Ber├╝cksichtigung einer definierten Teilprojektstruktur. Wir optimieren Ihre Prozesse durch die Zusammenf├╝hrung von technisch-baubetrieblichen und betriebswirtschaftlichen Anspr├╝chen zu einem Gesamtsystem ÔÇô f├╝r eine effiziente und transparente Kostensteuerung trotz hoher Projektkomplexit├Ąt.

PROBIS bietet die projekt├╝bergreifende Auswertung ├╝ber Dashboards. Durch die Definition und Einrichtung von DV-Schnittstellen zwischen Ihren vorhandenen DV-Systemen (ERP-Systeme, AVA-Systeme, Controlling-Systeme) zu unserem Baucontrollingsystem entsteht ein leistungsf├Ąhiges, effektives Kostencontrolling, bei dem die Daten nur einmal erhoben werden und dann allen Beteiligten zur Verf├╝gung stehen.

Das MPC erm├Âglicht dar├╝ber hinaus einen Kostenvergleich zwischen den einzelnen Projekten und definiert Kostenkennwerte als Grundlage weiterer Kostenermittlungen.

Dashboard

Aggregierte Kostendaten ├╝ber individualisierte Dashboards sind mit PROBIS leicht m├Âglich. Sie haben die M├Âglichkeit, die Dashboards frei zu modellieren, um ├ťberblick ├╝ber den Status eines einzelnen Projekts oder Projektportfolios zu erhalten und k├Ânnen Diagramme und Grafiken zur Darstellung der aktuellen Kostenentwicklung (Auftragsstand, Cashflow, Prognose, Kennwerte) selbst definieren.

Schnittstellen

Durch die Entwicklung und Implementierung von DV-Schnittstellen verkn├╝pfen wir Ihre vorhandenen DV-Systeme mit unserem Controllingsystem PROBIS zu einem Gesamtsystem. So stehen z.B. Rechnungsdaten aus dem Drittsystem zeitnah dem Baukostencontrolling zur Verf├╝gung, gepr├╝fte Aufma├č-Daten aus einem weiteren Drittsystem (AVA System) bilden hierbei die Grundlage der Rechnungsfreigabe.
Durch diese Integration entsteht ein leistungsf├Ąhiges, effektives Kostencontrolling, bei dem die Daten nur einmal erhoben werden und dann allen Beteiligten zur Verf├╝gung stehen.

Budget- und Kostenmanagement

Kostenmanagement umfasst den Leistungsumfang von der ersten Projektidee bis zur Schlussrechnung. Wir definieren Grundlagen, stimmen mit Ihnen die Projektkostenziele ab und sorgen daf├╝r, dass diese eingehalten werden. Die Steuerung des festgelegten Projektbudgets (Kostenplanung) erfolgt ├╝ber definierte Kataloge in PROBIS, sowie die Verkn├╝pfung der Kostenermittlungen mit Vergabeeinheiten, Auftr├Ągen und Titeln. Es erfolgt eine Dokumentation von Budgetfortschreibungen (├änderungen oder Umbuchungen) im Projektverlauf.
Die Kompetenz und langj├Ąhrige Erfahrung unserer Mitarbeiter sowie die Transparenz der Kosten ├╝ber alle Projektphasen sind die Grundlage f├╝r ein Maximum an Kostensicherheit Ihrer Projekte. Durch permanente Trendanalysen in den Planungs- und Ausf├╝hrungsphasen decken wir Fehlentwicklungen rechtzeitig auf und schaffen damit die Voraussetzung f├╝r eine effektive Kostensteuerung. Dabei ist Transparenz die Basis f├╝r ein vertrauensvolles Beratungsverh├Ąltnis.

Kostenmanagement gliedert sich in die Leistungsschwerpunkte:

Kostenplanung

Wir planen die Kosten in allen Leistungsphasen und f├╝r alle Kostengruppen nach DIN 276. Durch die fr├╝hzeitige Anwendung der Elementmethode realisieren wir ein Maximum an Kostentransparenz und erm├Âglichen somit eine fr├╝hzeitige und nachhaltige Kostensicherheit ÔÇô unter Ber├╝cksichtigung definierter Qualit├Ąten, Quantit├Ąten, Konstruktionen und Systeme.
Wir pr├╝fen im Detail die Kostenermittlungen der Planer, stimmen die Pr├╝fergebnisse mit ihnen ab und stellen sicher, dass die erforderliche Erg├Ąnzungen und ├änderungen umgesetzt werden. Zur Absicherung einer koordinierten und vollst├Ąndigen Kostenplanung stellen wir kostenrelevante Vertragsklauseln zur Verf├╝gung, stimmen diese mit unseren Auftraggebern ab und sorgen f├╝r eine nachhaltige Einhaltung und Umsetzung.

Kostenanschlag / Budgetierung

Wir ermitteln die Budgets der einzelnen Vergabeeinheiten auf Basis der ausgeschriebenen bzw. auszuschreibenden Leistung und unter Ber├╝cksichtigung des genehmigten Gesamtbudgets. Abweichungen des Bausolls zur genehmigten Kostenbasis werden aufgezeigt und daraus resultierende Mehr- und Minderkosten ermittelt.
Als Vorgabe f├╝r die Beauftragung von Leistungen definieren wir den Vergabegrenzwert und erstellen unter Ber├╝cksichtigung der gepr├╝ften Angebote den Kostendeckungsnachweis.

Kostensteuerung

Die Steuerung der Kosten erfolgt permanent ├╝ber die gesamte Projektlaufzeit. Durch laufende Analysen werden kostenbeeinflussende Entwicklungen w├Ąhrend der Planungs- und Ausf├╝hrungsphasen fr├╝hzeitig erkannt, sodass Ma├čnahmen zur Gegensteuerung rechtzeitig eingeleitet werden k├Ânnen.
Bei drohender Kosten├╝berschreitung definieren wir Einsparpotenziale und schlagen Optimierungsma├čnahmen der Planung vor. Wirtschaftlichkeitsanalysen durch emproc? geben den Bauherrn sowie den Planungsbeteiligten die Grundlage f├╝r die Bewertung von Planungs- oder Ausf├╝hrungsvarianten.

Reporting

PROBIS erm├Âglicht die transparente Darstellung aller Soll- und Istkosten unter Ber├╝cksichtigung der definierten Kataloge wie z.B. DIN 276, SLB, Vergabeeinheiten/Auftr├Ąge, Projektstruktur etc. ÔÇô und schafft damit die wesentliche Voraussetzung f├╝r ein nachvollziehbares Berichtswesen. Wir schlagen Standardberichte vor und entwickeln diese entsprechend den Anforderungen unserer Auftraggeber weiter.
Die Integration weiterer bauherrenseitiger Daten bzw. die Weitergabe von Kostendaten an DV-Systeme des Bauherren (vergl. DV Schnittstellenmanagement) kann laufend erfolgen.

Auftragsmanagement

PROBIS erm├Âglicht eine dedizierte Auftragsverwaltung nach Hauptauftragstiteln und Zusatzauftr├Ągen (Nachtragsmanagement, Mehr- und Mindermengen) sowie ein Vorsorgemanagement (Reserven, Chancen ÔÇô Risiken), die Verwaltung von Stammdaten und B├╝rgschaften.

Änderungsmanagement

PROBIS erlaubt die transparente Verfolgung von Änderungen (Effekt auf Bau- und Baunebenkosten) gegenüber dem festgelegten Budget über den Änderungsmanagementprozess (Vorerfassung der Änderung, Prüfung, Budgetierung, Freigabe und Abrechnung der Änderung).

Nachtragsmanagement

PROBIS bietet eine dedizierte Nachtragsverwaltung und Prognostizierung ├╝ber den jeweiligen Status des Nachtragsmanagements ÔÇô von der Nachtragsvorsorge (Reserve) ├╝ber erwartete Neuantr├Ąge bis zur Bewertung der vorgelegten Nachtragsforderungen (Status: Reserve, Budgetierung, erwartet, angemeldet, eingereicht, gepr├╝ft, beauftragt und storniert). Hinzu kommt eine individualisierte Verfolgung ├╝ber das Nachtragsmanagement (inkl. Hautauftrag mit Auftr├Ągen und Nachtr├Ągen).

Kostenprognose

PROBIS stellt kontinuierlich die Kostenprognose eines Projekts bis hin zur Prognostizierung einer Titelebene dar und ermittelt die Bau- und Baunebenkosten unter Ber├╝cksichtigung bereits erfolgter Vergaben und Risiken. Dar├╝ber hinaus ist die individuelle Prognosebewertung von Nachtr├Ągen, Mehrkostenmeldung und Auftragsbezogener Vorsorgen m├Âglich, sowie die individualisierte Prognoseverfolgung und Steuerung ├╝ber das Reporting (Ampelfunktion, Darstellung von ├ťber- und Unterdeckung von Auftrags- und Rechnungsh├Âhe gegen├╝ber dem Budget).

Mittelabflusstool

PROBIS bietet die spezifische Mittelabflussplanung anhand der Ausf├╝hrungszeiten (justierbaren Versatz und Nachlauf; ├╝ber Schnittstelle importierte Termindaten) der Ist-Abrechnung und der offenen Betr├Ąge (Restzahlung oder Prognose). Die Verteilung der offenen Posten ist frei w├Ąhlbar ÔÇô nach Gau├čscher Verteilung, linear oder nach manueller Verteilung auf Monate, Quartale oder Jahresscheiben.
Das Mittelabflussreporting zeigt transparent den Mittelbedarf anhand grafischer und tabellarischer Darstellungen.

Rechnungsmanagement

PROBIS erlaubt die kontinuierliche Rechnungsverwaltung bis zu der Abrechnung eines Auftragstitels und erstellt ein individualisiertes Rechnungsschlussblatt (Darstellung von Einbehalten, Abz├╝gen, B├╝rgschaftsverwaltung, Zahlungssumme, Stammdatenverwaltung) pro Auftrag, inklusive Exportfunktion.
Vorhandene Rechnungsdaten aus anderen EDV Systemen k├Ânnen importiert und ├╝ber Schnittstellen der Rechnungsdaten in Drittsysteme auch exportiert werden. Eine Verfolgung ├╝ber das Rechnungsreporting (nach Katalogen filterbar) ist selbstverst├Ąndlich m├Âglich.

Erl├Âskontrolle

PROBIS erm├Âglicht eine individualisierte Verwaltung der Erl├Âse (Miete, Kauf, Gegenforderungen) inklusive Prognostizierung der Gewinne und die Verfolgung ├╝ber das Erl├Âsreporting anhand tabellarischer und grafischer Darstellung der brutto/netto Abrechnung.

Benutzersteuerung

PROBIS hat eine projektspezifische Benutzersteuerung mit individualisierteer Rechtevergabe (Lese-, Schreib-, L├Âsch- und Anlegerecht) integriert. Es k├Ânnen Benutzergruppen mit Projektnotwendigen Rechten angelegt werden. Unter- und Gruppenrechte bieten die M├Âglichkeit, Projekte individuell bearbeiten zu k├Ânnen.

Risikomanagement

PROBIS kann die Projektrisiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensstufe (Risikomatrix) individuell bewerten. Die Verfolgung erfolgt ├╝ber das Reporting.
Die Projektstufe wird durch eine selbstjustierbare Ampel in der Multiprojektansicht signalisiert. Eine Steuerung erfolgt ├╝ber einen projektspezifischen Risiko-Monitor (Monte-Carlo-Simulation, Earned-Value-Analyse).